Seringkali bagian administrasi tata usaha disibukkan dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima, hal ini berdampak dengan pencarian data akan menjadi tidak efisien dan efektif dalam hal waktu dan tenaga jika masih menggunakan sistem manual. Untuk itu,diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat secara elektonik yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pembuatan surat, pendistribusian, dan pencarian data yang ada lebih cepat. Untuk itu Program studi diploma kearsipan Sekolah Vokasi UGM bekerja sama dengan Vocational Developmen Certer (VDC) SV UGM menyelenggarakan pelatihan dengan tema “Manajemen Persuratan Secara Elektronik”. Acara ini dibuka oleh Wakil Direktur bidang Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Kerjasama Sekolah Vokasi Maun Budiyanto, ST., MT dan Kaprodi D3 Kearsipan SV UGM, Waluyo, S.S.,M.Hum. Pelatihan ini diikuti staf dari Kabupaten Sleman, Kabupaten Rembang, Kabupaten Pekalongan, dan bank Kulonprogo.
Tujuan pelatihan ini adalah untuk mengetahui tata cara atau metode pengelolaan surat secara elektronik, penentuan jenis surat, standarisasi penggunaan kertas, amplop, mesin ketik/ komputer, pengamanan, serta kewenangan dan pendelegasian penandatanganan surat.
Pelatihan yang telah diselenggarakan pada tanggal 25-26 Februari 2015 bertempat di Hotel University Club UGM ini di rencanakan akan di selenggarakan kembali mengingat adanya permintaan dari peserta yaitu pada tanggal 25-26 Maret 2015. Bagi yang berminat mengikuti pelatihan tersebut dapat menghubungi sekretariat Vocational Development Center (VDC) yang beralamatkan di Gedung Perpustakaan Sekolah Vokasi UGM, Sekip Unit I Yogyakarta No telp 0274-552153. (YG)